LA PRESENTE NOTIFICACIÓN DESCRIBE LA FORMA EN QUE SE PODRÁ USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LEA ESTA NOTIFICACIÓN DETALLADAMENTE. [164.520(b)(1)(i)]

I. Quiénes somos La presente Notificación describe las prácticas de privacidad de Trinitas Hospital y de algunos de sus afiliados, médicos, enfermeros y demás empleados. Se aplica a servicios suministrados a usted por Trinitas Hospital, una Corporación de Nueva Jersey sin fines de lucro, y por sus afiliados, a saber: Marillac Corporation; Trinitas Health Foundation, una Corporación de Nueva Jersey sin fines de lucro; The Auxiliary of Trinitas Hospital, una Corporación de Nueva Jersey sin fines de lucro; Trinitas Healthcare Corporation; y Diagnostic Imaging of Elizabeth, LLC. ("nosotros", "nuestro" o "nos"). [164.520(d)(2)(i)]
II. Nuestras obligaciones de privacidad
Estamos obligados, por ley, a mantener la privacidad de su información médica ("Información médica protegida", "Protected Health Information" o "PHI") y a notificarlo de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la Información médica protegida. Cuando usamos o divulgamos su Información médica protegida, debemos cumplir con los términos de esta Notificación (u otra notificación vigente al momento del uso o la divulgación). [164.520(b)(1)(v)(A)]
III. Usos y divulgaciones permitidos sin su autorización escrita
En ciertas situaciones, descritas en la Sección IV, debemos obtener su autorización escrita para usar y/o divulgar su PHI. Sin embargo, no necesitamos ningún tipo de autorización suya para los siguientes usos y divulgaciones:
A. Usos y divulgaciones para tratamientos, pagos y actividades relacionadas con los cuidados de la salud. Podremos utilizar y divulgar su PHI (incluida información sobre el VIH/SIDA, enfermedades venéreas o tuberculosis), para su tratamiento, para obtener el pago de servicios brindados a usted y para llevar a cabo nuestras "actividades relacionadas con los cuidados de la salud", según se detalla a continuación:
o Tratamiento. Usaremos y divulgaremos su PHI para brindarle tratamientos y otros servicios; por ejemplo, para diagnosticar lesiones o enfermedades y efectuar tratamientos acordes. Además, podremos comunicarnos con usted para recordarle sus citas o brindarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios relacionados con la salud que puedan ser de interés para usted. También podremos divulgar su PHI a otros proveedores involucrados en su tratamiento.
o Pago. Podremos usar y divulgar su PHI para obtener el pago de servicios suministrados a usted; por ejemplo, divulgaciones de reclamaciones para obtener el pago de su compañía de seguro de salud, HMO, u otra compañía que administre o pague el costo de la totalidad o parte de sus cuidados de la salud ("su Pagador") para verificar que su Pagador abonará los montos correspondientes a los cuidados de la salud.
o Actividades relacionadas con los cuidados de la salud . Podremos usar y divulgar su PHI para nuestras actividades relacionadas con los cuidados de la salud. Estas actividades incluyen la administración y planificación interna, y diversas iniciativas para mejorar la calidad y la efica-cia en función de los costos de la atención que le brindamos. Por ejemplo, podremos usar su PHI para evaluar la calidad y la competencia de nuestros médicos, nuestros enfermeros y el resto del personal de cuidados de la salud. Podremos divulgar su PHI a nuestro Coordinador de Relaciones con los Pacientes, a fin de resolver cualquier queja que pueda tener y asegurarnos de que se sienta cómodo con nosotros. También podremos divulgar su PHI a otro establecimiento de cuidados de la salud al que usted haya sido transferido, cuando se necesite dicha información para su tratamiento, para recibir el pago por servicios prestados a usted, para llevar a cabo ciertas actividades relacionadas con los cuidados de la salud, por ejemplo, actividades de control y mejoramiento de la calidad y de revisión de la calidad y la competencia de los profesionales dedicados a los cuidados de la salud, o bien para cumplir con los cuidados de la salud, o detectar casos de fraude o abuso en los mismos.
B. Uso o divulgación para el Directorio de pacientes de Trinitas Hospital.
En el directorio de pacientes, podremos incluir su nombre, su ubicación dentro de Trinitas Hospital, su estado de salud general y su afiliación religiosa, sin que sea necesario obtener su autorización salvo que usted no esté de acuerdo con dicha inclusión [o salvo que usted esté una sala, ala o unidad cuya identificación revele que usted está recibiendo tratamiento por VIH/SIDA, una enfermedad venérea o tuberculosis] .La información del directorio podrá ser revelada a cualquier persona que pregunte por usted por su nombre o a miembros del clero; sin embar-go, la afiliación religiosa sólo se divulgará a miembros del clero. [164.510(a)]
C. Divulgación a familiares, amigos cercanos y otras personas que brindan cuidados de la salud.
Podremos usar o divulgar su PHI a un familiar u otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona identificada por usted, estando usted presente o disponible antes de la divulgación, siempre que nosotros
(1) obtengamos su consentimiento;
(2) le demos la oportunidad de oponerse a la divulgación y usted no lo haga; o
(3) razonablemente infiramos que usted no está en desacuerdo con la divulgación. [164.510(b)]
Si usted no está presente, o si no es posible darle la oportunidad de aceptar u oponerse al uso o la divulgación debido a su incapacidad o a una circunstancia de emergencia, podremos utilizar nuestro criterio profesional para determinar si la divulgación es favorable para usted. Si divulgamos información a un familiar, otro pariente o un amigo personal cercano, divulgaremos sólo aquella información que creamos se relaciona en forma directa con la participación de dicha persona en sus cuidados de la salud o con el pago de dichos cuidados. También podremos divulgar su PHI para notificar (o ayudar a notificar) a dichas personas acerca de su ubicación, estado de salud general o muerte. [164.510(b)]
D. Comunicaciones para recaudar fondos.
Podremos comunicarnos con usted para solicitarle una contribución deducible de impuestos para colaborar con las importantes actividades de Trinitas Hospital. En relación con la recaudación de fondos, podremos divulgar a nuestro personal encargado de la recaudación de fondos, sin obtener su autorización escrita, información demográfica sobre usted, (por ejemplo, su nombre, dirección y número telefónico) y las fechas en las cuales le brindamos cuidados de la salud. Si usted [desea realizar una contribución deducible de impuestos ahora o] no desea recibir pedidos relacionados con la recaudación de fondos en el futuro, puede comunicarse con la fundación The Trinitas Health Foundation al (908) 994-8249 [164.514(e)] [164.514(f); 164.520(b)(1)(iii)(B)]
E. Actividades de salud pública.
Podremos divulgar su PHI a los efectos de las siguientes actividades de salud pública:
(1) para informar cuestiones de salud a las autoridades de salud pública a fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades;
(2) para informar casos de abuso o abandono de niños a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por ley para recibir dichas denuncias;
(3) para dar a conocer información sobre productos y servicios en la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los EE.UU. (U.S. Food and Drug Administration);
(4) para alertar a una persona que pudo haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que pueda, de otra forma, estar en riesgo de contraer o transmitir una enfermedad o condición; y
(5) para dar a conocer información a su empleador, según lo exijan las leyes aplicables a enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo o a la supervisión médica en el lugar de trabajo. [164.512(b)]
F. V íctimas de abuso, abandono o violencia doméstica.
Si razonablemente creemos que usted es víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, podremos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, incluida una agencia de servicios sociales o de protección autorizada por ley para recibir denuncias de abuso, abandono o violen-cia doméstica. [164.512(c)]
G. Actividades de supervisión de la salud.
Podremos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud que controle el sistema de cuidados de la salud y tenga la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las normas de los programas de salud gubernamental, como Medicare o Medicaid. [164.512(d)]
H. Procedimientos judiciales y administrativos.
Podremos divulgar su PHI en el curso de un procedimiento judicial o administrativo en respuesta a una orden legal u otro proceso legal, como, en virtud de las leyes de Nueva Jersey, la solicitud de una persona (o su compañía de seguros) contra quien usted haya entablado una demanda para obtener un resarcimiento o una indemnización por daños y perjuicios debido a lesiones personales. [164.512(e)]
I. Funcionarios encargados de la aplicación de la ley.
Podremos divulgar su PHI a la policía u otros funcionarios encargados de la aplicación de la ley, según lo exija o permita la ley, o en cumplimiento de una orden judicial o un requerimiento administrativo o de un jurado de acusación. [164.512(f)].
J. Personas fallecidas.
Podremos divulgar su PHI a un médico forense, según lo permita la ley. [164.512(g)]
K. Procuración de órganos y tejidos.
Podremos divulgar su PHI a organizaciones que faciliten la procuración, el abastecimiento de bancos o los transplantes de órganos, ojos o tejidos. [164.512(h)]
L. Investigación.
Podremos usar y divulgar su PHI sin su consentimiento ni autorización, si nuestra Junta de Supervisión Institucional (Institutional Review Board) aprueba la dispensa de autorización para la divulgación. [164.512(i)]
M. Salud o seguridad.
Podremos usar o divulgar su PHI para prevenir o disminuir una amenaza de violencia física inminente y grave contra usted u otra persona fácilmente identificable. [164.512(j)]
N. Funciones gubernamentales especializadas. Podremos usar y divulgar su PHI a unidades del gobierno con funciones especiales, por ejemplo, el Ejército de los EE.UU. o el Departamento de Estado de los EE.UU., en determinadas circunstancias. [164.512(k)]
O. Compensación del Trabajador.
Podremos divulgar su PHI, conforme lo permita la ley estatal relacionada con la compensación del trabajador u otros programas, o en la medida necesaria para cumplir con dichas leyes o programas. [164.512(l)]
P. De conformidad con la ley.
Podremos usar y divulgar su PHI cuando así lo exija cualquier otra ley no mencionada en las categorías precedentes.
IV. Usos y divulgaciones que requieren su autorización escrita
A. Uso o divulgación con su autorización.
Para cualquier propósito no mencionado en la Sección III, sólo podremos usar o divulgar su PHI si usted nos otorga una autorización escrita en nuestro formulario de autorización ("su Autorización"). Por ejemplo, usted necesitará llenar un formulario de autorización antes de que podamos enviarle su PHI a su compañía de seguro de vida o al abogado representante de la otra parte en un litigio en el que usted sea parte. [164.508(a)(1)]
B.Marketing.
También debemos obtener su autorización escrita ("su Autorización de marketing") antes de usar su PHI para enviarle cualquier material de marketing. (Podremos, sin embargo, entregarle material de marketing en mano sin obtener su Autorización de marketing. También podremos otorgarle un regalo promocional de valor nominal, si así lo deseamos, sin obtener su Autorización de marketing.) Además, podremos comunicarnos con usted para informarle sobre productos o servicios relativos a su tratamiento, administración de casos o coordinación de cuida-dos, tratamientos alternativos, terapias, prestadores o unidades de cuidados, sin su Autorización de marketing. [164.508(a)(3)]
C. Información relacionada con el VIH/SIDA.
Su autorización debe expresamente referirse a su información relacionada con el VIH/SIDA para que podamos divulgarla. Sin embargo, existen ciertas causas por las que podremos divulgar su información sobre el VIH/SIDA sin que sea necesario obtener su Autorización:
(1) su diagnóstico y tratamiento;
(2) investigación científica;
(3) auditorías de administración, auditorías financieras o evaluación de programas;
(4) educación médica;
(5) prevención y control de enfermedades, cuando esté permitido por el Departamento de Salud y Servicios para Personas Mayores de Nueva Jersey (New Jersey Department of Health and Senior Services);
(6) para cumplir con un tipo determinado de orden judicial; y
(7) cuando lo requiera la ley, el Departamento de Salud y Servicios para Personas Mayores u otra entidad. Es importante que tenga en cuenta que también podremos divulgar su información relacionada con el VIH/SIDA a terceros pagadores (como su compañía de seguros o HMO) para poder recibir el pago de los servicios prestados a usted.
D. Información genética.
Salvo en determinados casos (por ejemplo, un estudio para determinar la paternidad para un procedimiento judicial, investigaciones anónimas, requerimientos de estudios de detección en recién nacidos o los casos que determine un tribunal), obtendremos su consentimiento escrito especial antes de obtener o retener su información genética (por ejemplo, una muestra de ADN), o antes de usar o divulgar su información genética para tratamientos, pagos o a los efectos de las actividades relacionadas con los cuidados de la salud. Podremos usar o divulgar su información genética por cualquier otro motivo sólo cuando su Autorización se refiera expresamente a su información genética o cuando la divulgación esté permitida en virtud de la ley estatal de Nueva Jersey (por ejemplo, cuando la divulgación sea necesaria a los efectos de una investigación penal, para determinar la paternidad, para estudios de detección en recién nacidos, para la identificación su cuerpo o según lo autorice una orden judicial).
E. Información sobre enfermedades venéreas.
Su Autorización debe expresamente referirse a su información sobre enfermedades venéreas para que podamos revelar cualquier información que indique que usted tiene o se sospecha que padece de una enfermedad venérea. Sin embargo, hay ciertos propósitos en virtud de los cuales podremos revelar su información sobre enfermedades venéreas sin que sea necesario obtener su Autorización, por ejemplo, a un fiscal del tribunal, si usted está siendo procesado en virtud de la ley de Nueva Jersey, al Departamento de Salud y Servicios para Personas Mayores, o a su médico o una autoridad de la salud, como la junta de salud local. Su médico o una autoridad de la salud podrá divulgar su información sobre enfermedades venéreas, si cree que es necesario para proteger su salud o bienestar, o la salud o el bienestar de su familia o del público en general. En virtud de las leyes de Nueva Jersey, también podremos brindar acceso a su información sobre enfermedades venéreas ante la solicitud de una persona (o su compañía de seguros) contra quien usted entabló una demanda para obtener un resarcimiento o una indemnización por daños y perjuicios debido a lesiones personales.
F. Información sobre tuberculosis. Su Autorización debe expresamente referirse a su información sobre tuberculosis para que estemos facultados a divulgar cualquier información que indique que usted tiene tuberculosis o que se niega a someterse, o simplemente no se somete, a un examen de tuberculosis, si se sospecha que usted padece de dicha enfermedad o está en contacto cercano con una persona que tiene tuberculosis. Sin embargo, hay ciertos motivos por los cuales podremos divulgar su información sobre tuberculosis sin que sea necesario obtener su Autorización, por ejemplo, para investigaciones bajo ciertas circunstancias, de conformidad con una orden judicial válida o cuando el Comisionado del Departamento de Salud y Servicios para Personas Mayores (o la persona que éste designe) determine que dicha divulgación es necesaria para la aplicación de las leyes de salud pública, o para proteger la vida o la salud de una persona determinada.
V. Sus derechos en relación con su Información médica protegida
A. Para obtener más información; quejas.
Si usted desea obtener más información sobre sus derechos de privacidad, cree que hemos violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que tomamos con respecto al acceso a su PHI, puede comunicarse con nuestra Oficina de Privacidad (Privacy Office). También puede presentar quejas escritas ante el Director de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. (Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services). Si lo solicita, la Oficina de Privacidad le dará la dirección correcta del Director. No tomaremos represalias contra usted si presenta una queja ante nosotros o ante el Director. [164.520(b)(1)(vi); 164.530(a)(1)(ii)]
B. Derecho a solicitar restricciones adicionales.
Usted puede solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su PHI
(1) para tratamientos, pagos y actividades relacionadas con los cuidados de la salud,
(2) a personas (por ejemplo, familiares u otros parientes, amigos personales cercanos o cualquier otra persona que usted indique) relacionadas con sus cuidados o con el pago de dichos cuidados, o
(3) para notificar o ayudar a notificar a dichas personas acerca de su ubicación y estado de salud general. Si bien todas las solicitudes de restricciones adicionales se analizan profundamente, no estamos obligados a aceptar la restricción solicitada. Si desea solicitar restricciones adicionales, obtenga un formulario de solicitud en su Oficina de Privacidad y entregue el formulario completo a dicha oficina. Le enviaremos una respuesta por escrito. [164.522(a); 164.520(b)(1)(iv)(A)]
C. Derecho de recibir comunicaciones confidenciales.
Usted podrá solicitar recibir su PHI por medios de comunicación alternativos o en lugares alternativos, y nosotros haremos lugar a cualquier solicitud por escrito que sea razonable. [164.522(b); 164.520(b)(1)(iv)(B)]
D. Derecho a revocar su Autorización.
Usted podrá revocar su Autorización y su Autorización de marketing enviando una declaración de revocación escrita a la Oficina de Privacidad que aparece al pie del documento, salvo que hayamos tomado medidas valiéndonos de dicha autorización. [Podrá solicitar un formulario de Revocación escrita en el Oficina de Privacidad.] [164.520(b)(1)(ii)(E)]
E. Derecho a inspeccionar y copiar su información médica.
Usted puede solicitar acceso a su registro médico y a los registros de facturación mantenidos por nosotros para inspeccionar y solicitar copias de los registros. En ciertas circunstancias limitadas, podremos denegarle acceso a parte de sus registros. Si usted desea acceder a nue-stros registros, obtenga un formulario de solicitud de registros del Departamento de Servicios de Información Médica (Health Information Services Department) y presente el formulario completo ante dicho departamento. Si solicita copias, le cobraremos $1.00 por cada página, más una tarifa base de $10.00. También le cobraremos los gastos de envío, si solicita que le enviemos las copias. [164.524; 164.520(b)(1)(iv)(C)].
Observe que, si usted es padre/madre o tutor legal de un menor, no podrá acceder a ciertas partes de los registros médicos del menor (por ejemplo, registros relacionados con embarazos, abortos, enfermedades transmitidas sexualmente, uso o abuso de sustancias, o servicios anti-conceptivos y/o de planificación familiar).
F. Derecho a modificar sus registros.
Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos la Información médica protegida que llevamos en su registro médico o los registros de facturación. Si desea solicitar la modificación de sus registros, obtenga un formulario de solicitud de modificación en la Oficina de Privacidad y entregue el formulario completo en dicha oficina. Cumpliremos con su solicitud a menos que creamos que la información que sería modificada es precisa y completa, o salvo que se apliquen circunstancias especiales. [164.526; 164.520(b)(1)(iv)(D)]
G. Derecho a recibir detalles sobre las divulgaciones.
Si lo solicita, podrá obtener los detalles de ciertas divulgaciones de su PHI efectuadas por nosotros durante cualquier período de tiempo anterior a la fecha de su solicitud, siempre que dicho período no exceda los seis años y no se aplique a divulgaciones anteriores al 14 de abril de 2003. [164.528; 164.520(b)(1)(iv)(E)]
Si usted solicita los detalles de la divulgación más de una vez durante un período de doce (12) meses, le cobraremos $1.00 por página en concepto de gastos de copias y una tarifa base de $10.00 por las tareas administrativas necesarias para completar la declaración solicitada.
H. Derecho a recibir una copia impresa de esta Notificación.
Si lo solicita, usted podrá obtener una copia impresa de la presente Notificación, aun si usted aceptó recibir la misma en formato electrónico. [164.520(c)(3); 164.520(b)(1)(iv)(F)]
VI. Fecha de entrada en vigencia y duración de la Notificación
A. Fecha de entrada en vigencia.
Esta Notificación tendrá efectos a partir del 14 de abril de 2003.
B. Derecho a cambiar los términos de esta Notificación. Podremos cambiar los términos de la presente Notificación en cualquier momento. Si cambiamos esta Notificación, podremos determinar que los términos de la nueva notificación sean efectivos para toda la Información médica protegida que mantenemos, incluida toda información creada o recibida antes de emitir la nueva notificación. Si cambiamos esta Notificación, publicaremos la nueva versión en las áreas de espera de Trinitas Hospital [y en nuestro sitio de Internet en http://www.trinitas.com.] También podrá solicitar cualquier notificación nueva a la Oficina de Privacidad.
VII. Oficina de Privacidad [164.530(a)(1)]
Podrá comunicarse con la Oficina de Privacidad en:
Privacy Office
Trinitas Hospital
225 Williamson Street
Elizabeth, NJ 07207
Número de teléfono: 908-994-5315